コラム
組織の仕事効率を向上！改善アイデアと役立つツールを紹介
公開日: 2025.02.20
更新日: 2025.02.20
「長時間労働が多い」「人によって業務量にバラつきがある」「無駄な業務が多い」など、仕事が非効率だと感じている方は多いのではないでしょうか。仕事を効率化することで、限られた時間・リソースでも生産性を向上し、成果を出せる仕組みを構築できます。
本記事では、組織の仕事効率を改善するアイデアや、仕事効率に役立つツールを紹介します。
本記事では、組織の仕事効率を改善するアイデアや、仕事効率に役立つツールを紹介します。
仕事・業務の「効率化」とは？
仕事の効率化とは、無駄な業務や無理なワークフローなどを改善し、最小限のリソースでも生産性を高めていくことです。
仕事が非効率な進め方になってしまうと、時間がかかりすぎたり作業負担が大きくなったりして、結果的に「営業の機会損失」「納期の遅延」「コストの過多」といったリスクが起こりやすくなります。こうした非効率を取り除き、円滑に仕事を進めていくために業務の内容やプロセスなどを改善していくことが、仕事や業務における効率化です。
組織の仕事を効率化するメリット
一人ひとりの仕事を効率化するだけでなく、企業成長のためには企業や部署、チームなど組織全体の仕事を効率化する仕組みも重要です。組織の仕事効率化を図ると、以下のようなメリットがあります。
仕事へのモチベーションが高まる
仕事効率化は、従業員のモチベーション向上につながります。
非効率な状態だと、業務の負担が大きすぎて時間外労働や休日出勤などが発生し、心身の疲労につながりかねません。また、非効率な業務に時間が割かれてしまい、本来自分がやるべき仕事や本当にやりたい仕事に手が回らないためモチベーションの低下を招きます。
そのため、仕事の効率化によってスムーズに業務が回るようになれば、コア業務に集中できるようになりモチベーションの向上が期待できます。
ワークライフバランスが実現する
仕事効率化ができれば、無駄な業務が無理な労働が是正されるため、規定の勤務時間でも生産性を高めることができます。定時に退社できてプライベートの時間を増やせるようになり、ワークライフバランスが実現するでしょう。
離職を防止する
仕事効率によるモチベーションアップやワークライフバランス実現により、離職を防止する効果も見込めます。
業務量や長時間労働など、仕事の負荷が離職の原因になっているケースも少なくありません。そのため、仕事効率化によって離職率改善が期待できるのです。
組織の生産性が向上する
業務の内容やプロセスを効率化できれば、コストや人的リソースが限られていても生産性を最大化できます。効率化により時間や予算に余裕ができれば、新たな商品の開発や既存サービスの改良などに充てることができ、組織としてポジティブな循環につながります。
仕事効率を高める6つのアイデア
組織の仕事効率を高めるには、どのような方法があるのでしょうか。ここでは、6つのアイデアをお伝えします。
仕事の優先順位を決めてスケジュールを立てる
仕事を効率的に進めて期限内に遂行するには、スケジュールを立てて計画的に進めることが重要です。効率的かつ無理のないスケジュールを立てるために、仕事の優先順位を決めましょう。重要な仕事や緊急の仕事など、優先すべき仕事が明確になるとスケジュールが立てやすくなります。
業務のムダ・ムラを洗い出す
仕事が非効率になっている原因のひとつに「ムダな業務・ムラのある業務が多い」という点が挙げられます。たとえば以下のような業務が該当するでしょう。
- データを手作業で転記している
- 同じデータを別々のシステムに入れなければならない
- 他部署の作業が完了しなければ、自分の作業を始められない
- 人によって業務量が偏っている
- 惰性的に集まっている会議が多い
このような仕事は時間やコストが適切に活用されておらず非効率になっているため、改善の余地が十分にあります。
まずは従業員一人ひとりに業務の内容やプロセスを詳しくヒアリングし、ムダ・ムラがないか洗い出しましょう。
マニュアルやテンプレートを作成する
マニュアルやテンプレートの作成は、仕事効率化に効果的です。
マニュアルがないと、人によって業務の進め方や品質が異なってしまい、組織として一定の成果を出せません。また、テンプレートがないと一から資料やメールを作成しなければならず、余計な時間がかかってしまいます。
誰でも安定的に仕事ができるマニュアルの作成や、資料作成やメール作成で活用できるテンプレートの整備など、仕事を効率的に進められる環境を整えましょう。
定型的な業務はワークフローを組む
定型的な業務はワークフローを組んで進めることで効率的に完遂できます。ワークフローとは「業務の一連の流れ」のことで、たとえば経費申請をする際に生じる「従業員がマネージャーに申請する→マネージャーが承認し経理担当者に申請する→経理担当者が承認し経理部長に申請する→経理部長が承認する」といった一連のフローを指します。
ワークフローが組まれていないと、以下のような事態が起こりえます。
- 誰に申請したらよいのかわからない
- 申請書を渡したいのに担当者が不在で渡せない
- 誰のところで承認作業がストップしているのかわからない
- 期日までに承認作業が終わらない
このような非効率を改善するために「いつまでに誰が何をするか」を決めたワークフローを組み、一連の流れを可視化しましょう。ワークフローシステムを活用すると、紙によるやり取りが不要になりさらに効率的です。
適した人材を配置する
仕事の非効率を招く要因には、適した人材に適した仕事が与えられていないケースも見受けられます。苦手な業務や不得意な業務を担当しているとパフォーマンスが発揮できず、仕事のミスや遅れが発生しかねません。そのため、まずは一人ひとりの得意分野や強みを理解したうえで、適した人材に適した業務を割り振りましょう。
ITツールを活用する
仕事効率化のためにITツールを積極的に活用している企業も増えてきました。
現在、多岐にわたる仕事効率化ツールが登場しているため、目的や業務内容に合わせて組織に最適なツールを選択できるビジネス環境になっています。外部ツールと連携できるものもあり、一方のツールにデータを入力するともう一方のツールにも自動で反映されるなど、従業員の負担が大きく軽減されます。また、搭載されているAIが業務の非効率を洗い出し、改善策を提案してくれるツールも見られるようになってきました。
多くの選択肢がある中で、自社の仕事効率に関する課題にマッチしたツールを選定することが重要です。
仕事効率改善が期待できるツール
仕事効率に役立つツールの種類を、3つのジャンルに分けて紹介していきます。
優先順位付けやタスク割りに役立つツール
まずは、仕事の優先順位付けやタスク割りができるツールの種類を見ていきましょう。
タスク管理ツールは、仕事のタスクを可視化して優先度や進捗状況を確認できるツールです。一つひとつのタスクに担当者や期日を割り振り、期日までの達成状況をモニタリングしていくことで、タスクの抜け・漏れ・遅れを防げます。
特に、複数メンバーや部署などを巻き込むプロジェクトの場合、誰のところで業務がストップしているのか、どこまで進んでいるのかわからず、遅延が発生しかねません。また、漏れやミスが起きていても可視化できないため、大きなトラブルに発展する可能性もあります。さらに、業務量の偏りがあっても把握できず、特定のメンバーだけ負担が重くなることも起こりえるでしょう。
そのため、タスク管理ツールを活用して適切にタスクを振り分け、優先度や進捗状況を管理していくことが重要です。
スケジュール管理ツール
メンバーのスケジュールを可視化して、業務内容や進捗状況を把握できるのがスケジュール管理ツールです。先々の予定も確認できるため、先を見越してプロジェクトのスケジュールを立てたり、納期から逆算して余裕のあるメンバーに担当を割り振ったりできます。
また、会議やミーティングを実施する際にも、全員のスケジュールを確認して日程調整できるため、一人ひとりのメンバーに予定を聞く必要がありません。
業務を自動化できるツール
定型的な業務を自動化できるツールもあります。業務を自動化することで人間の手を介入させず、ミスの削減や業務の高速化が可能になります。
RPA
RPAとは「Robotic Process Automation」の略称で、主に事務作業などの仕事を自動化できるソフトウェアロボット技術です。たとえば、以下のような業務を自動化できます。
- 情報収集
- データ入力・転記
- メール配信
- 集計・計算
このような定型業務のワークフローを設計することで、そのシナリオ通りにツールが動作してくれます。
ワークフローツール
ワークフローツールは、申請・承認・決裁の業務を自動化できるツールです。たとえば、経費精算や出張申請、稟議など承認や決済が必要なフローに関して「この金額の場合は○○さんが承認する、その次は○○部長が承認する」などとワークフローを組んでおくと、特定の業務が完了したら次の業務に自動的に移行してくれます。
ワークフローツールの導入により、業務の効率化だけでなくペーパーレス化にもつながるでしょう。
チャットボット
チャットボットは、顧客からの問い合わせ対応を自動化できるツールです。質問と回答を設定してWebサイトに埋め込んでおくと、顧客からチャット上で問い合わせがあった際に自動で回答してくれるため顧客対応を効率化できます。あらかじめ設定している質問以外の問い合わせがあったら有人対応に切り替えることもでき、顧客にとって最適な方法でアプローチできるのがメリットです。
社内ヘルプデスクツール
社内ヘルプデスクツールは、社内でよくある問い合わせとその回答を登録しておくと、何か質問や疑問があった際にも従業員自身で調べて問題を解決できます。
たとえば、情報システム部にはシステムの使い方やエラーの問い合わせ、経理部には経費申請や給与についての問い合わせなど、社内の従業員からの質問・問い合わせは少なくありません。こうした問い合わせに対応していると、本来やるべき業務に充てる時間が確保できなくなり非効率です。
そのため、社内ヘルプデスクツールである程度の内容は従業員みずから調べられるようにしておくことで、組織の仕事効率を高められるでしょう。
情報共有に役立つツール
情報共有も仕事効率に大きな影響を与える一因です。情報共有ができていないことでコミュニケーションコストが増えたり、ノウハウが共有できずにスキルが上がらなかったりするなどの影響が及びます。情報共有に役立つツールには、以下のような種類があります。
ビジネスチャットツール
ビジネスチャットツールは、チャット形式でメンバー間のコミュニケーションができるツールです。チャット以外にも音声通話やビデオ通話、ファイル共有、タスク管理などの機能が搭載されているツールもあり、社内の情報共有が促進できます。
グループウェア
グループウェアとは、組織内の業務やコミュニケーションに必要な機能が網羅されたソフトウェアです。機能は多岐にわたり、チャット、メール、ファイル共有、タスク管理、スケジュール管理、掲示板などさまざまな機能が搭載されています。
社内SNS
社内SNSとは、企業での利用に特化したSNSで、組織内の情報共有やコミュニケーション活性化に役立つツールです。SNSのため気軽に利用でき、スマートフォンからでもアクセスできるのが特徴です。情報共有や進捗管理、意見交換、アイデア出しなどさまざまな使い方ができるため、自社に最適な方法で活用できます。
社内SNSならチームワークアプリ「RECOG」
チームワークアプリ「RECOG（レコグ）」は、感謝の気持ちを伝えられるサンクスカードを贈れるレター機能や、社内の情報共有を促進する投稿機能などを搭載したツールです。RECOG上でノウハウ共有や悩み相談などを行ない、社内SNSとして活用している企業も多くいらっしゃいます。
使いやすいインターフェースと手厚いサポートで、導入企業は1,500社以上にのぼりました。
RECOGは以下の機能が搭載されています。
- 感謝・称賛を伝えるレター機能
- 情報や日報を投稿できる投稿フィード機能
- レターの送受信状況を可視化できる分析機能
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このほかにも組織を活性化できるこだわりが詰まっているので、詳細につきましては以下の資料をご確認ください。
まとめ
組織の仕事効率を高めることは、離職防止や生産性向上など多くのメリットにつながるため、企業の成長に欠かせない取り組みだといえます。仕事が非効率になっている原因は多岐にわたりますが、業務のムダ・ムラの洗い出しやマニュアルの整備、適材適所の人材配置などで改善を図れます。
また、仕事効率の向上にはITツールの活用も有効です。今回紹介したツールの種類を参考に、自社の仕事効率に関する課題を解決できるツールを選定しましょう。
RECOGは、社内の情報共有やコミュニケーション促進が期待できるツールで、さらに称賛文化を醸成してメンバーのエンゲージメントを高める効果もあります。仕事効率を上げるための使い方についてもご提案させていただくので、まずは一度お問い合わせください。
