コラム
社内コミュニケーションツール10選！メリットや種類を解説
公開日: 2023.08.17
更新日: 2025.03.24
日々の業務をスムーズに進める上で社員同士のコミュニケーションが欠かせません。その支えとなるのが社内コミュニケーションツールです。
本記事では社内コミュニケーションツール導入のメリットやその種類、特徴を解説します。
社員のモチベーション向上や業務効率化にもつながる社内コミュニケーションツール、導入を検討している方はぜひお役立てください。
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社内コミュニケーションツールとは
社内コミュニケーションツールとは、社員間でのコミュニケーションや、情報・ノウハウの共有を効率化するためのツールです。これまでのビジネスシーンでは、コミュニケーションの主な手段としてメールや電話が使われてきました。しかし、電話の場合、瞬時の対応が求められるため、連絡のタイミングを逸することもしばしば。メールも、形式にとらわれがちで、簡潔なやり取りを求める現代ビジネスにおいては、時として効率が損なわれることがありました。
こうした背景もあり、即時性と簡潔さを両立した社内コミュニケーションツールが注目されています。
コミュニケーションツールの代表例としては、チャットツールや社内SNSなどが挙げられます。
社内コミュニケーションツールを活用するメリット
ビジネスの現場でのコミュニケーション手段として、電話やメールは長らく主流でした。しかし、社内コミュニケーションツールを導入することで、これまでの手段とは一線を画す様々なメリットがあります。
ここからは、具体的にどんなメリットがあるのか解説します。
迅速に意思疎通を図れる
ビジネスチャットの最大の特長は、複数のメンバーと瞬時にコミュニケーションをとることができる点です。従来の手段では、一人ひとりに情報を伝えるのは時間がかかり、認識のズレが生じることも少なくありませんでした。しかし、ビジネスチャットを導入することで、複数のメンバーが同時に情報を共有し、迅速に意思疎通を図ることが可能となります。
これにより、情報のブレを最小限に抑え、作業効率が向上するでしょう。
複数名で情報の共有・管理ができる
従来、個人が手元のPCやノートに保存・管理していた重要な情報やデータは、他のメンバーとの共有が難しいという課題がありました。これが原因で、情報の二重管理や、最新の情報が共有されずに作業が進行するという事態が生じていたかもしれません。しかし、ビジネスチャットを活用すれば、個人がローカルで持っている情報や資料を、瞬時に複数のメンバーと共有・管理することができます。
これにより、情報の透明性が高まり、業務の効率性も向上するでしょう。
業務進捗の可視化ができる
プロジェクトを進める上で、メンバーの業務進捗やタスクの状況を把握することは欠かせません。
ビジネスチャットのタスクやスケジュール管理機能を使用すれば、複数のメンバーが担当する業務の進捗を可視化することができます。これにより、リーダーやマネージャーは必要に応じて早期にメンバーのサポートができるため、業務の効率と質の向上に繋がりるでしょう。
拠点が離れていてもコミュニケーションツールが取れる
テキストベースのやり取りだけでなく、ファイルの共有やビデオ通話機能も備えたモダンなツールを利用すれば、物理的な距離を超えてコミュニケーションを取ることができます。
日常的にコミュニケーションツールを取ることにより、組織全体のチームワークの強化やモチベーション向上につながるでしょう。
強固なセキュリティ対策
一般的なコミュニケーションツールとは異なり、ビジネスチャットは企業向けに特化されて設計されています。このため、機密情報のやり取りや、大量のデータの共有が必要な場面でも、高度なセキュリティ機能が備わっており、情報漏えいのリスクを大幅に低減できるでしょう。
社内コミュニケーションツールの種類＆特徴
社内コミュニケーションツールは大きく3種類に分類されます。それぞれの特徴をおさえ、最適な社内コミュニケーションツールを選びましょう。
ビジネスチャット
ビジネスチャットは、プロジェクトやテーマ別にスレッドを作成し、瞬時にメッセージのやりとりができる最先端のツールです。スレッド内では、複数のメンバーへ一度に情報の共有やデータ、タスクの管理が可能となります。
従来のメールと異なり、特定の宛先を指定することなく、送信先のミスが起こることが少ないのが特徴です。冗長な挨拶や前置きなしで、直接的に要件を伝えることができるので、効率的なコミュニケーションが実現します。さらに、対面での会話のように感じられるので、コミュニケーションのスピードが向上し、距離感も縮まります。
社内SNS
近年、企業のコミュニケーション文化つくるツールとして「社内SNS」が浸透してきました。その最大の魅力は、社内のメンバー限定での利用が可能であること。これにより、安心して情報の共有や意見の交換が行えます。
多くの社内SNSは、一般的なSNSの使い勝手を踏襲しつつ、ビジネスの現場での利用に特化した機能を持っています。例えば、ログイン頻度や利用回数を基にした社員のメンタル状態の把握が可能なツールも存在します。これにより、人事や管理職がメンバーのモチベーション管理に生かせる情報を得ることができます。
そして、何よりも重要なのがセキュリティ面。社内SNSは企業内での利用を前提としているため、外部からの不正アクセスを防ぐ強固なセキュリティが備えられています。公開されることのない社内情報を安心して取り扱える環境を提供してくれるのです。
グループウェア
ビジネスの現場でのコミュニケーションと業務効率を向上させるための一つの強力な解決策が「グループウェア」です。単なるコミュニケーションツールとしての側面だけでなく、業務をサポートする多様な機能が充実しています。
具体的には、日常のタスク管理や情報共有はもちろんのこと、勤怠管理やテレビ電話などの機能も組み込まれているツールもあります。これにより、一つのプラットフォーム上で業務の多岐にわたるニーズに応えることが可能となります。
社内だけでなく、プロジェクトに関わる外部のパートナーや協力会社ともスムーズに連携できる点も魅力です。情報の共有や調整を円滑に行うことで、プロジェクトの進行をより効率的に進めることができます。
タスク管理ツール
社内のタスクを洗い出し、担当者やスケジュールを設定したり進捗状況を可視化したりできるのがタスク管理ツールです。
リモートワークや外回りが多いと、従業員一人ひとりの動きが見えず、誰がどの業務をどこまで進めているか把握できない状況となります。そうした状況下では「ミスが起きても気づきにくい」「スケジュールが遅延していても、誰が原因かわからない」などのリスクが発生し、後々大きなトラブルに発展しかねません。
そこで、タスク管理ツールを活用して社内のタスクを洗い出して管理することで、情報共有を促進してミスやトラブルを防ぎます。
Web会議システム
日ごろから、チーム内や上司・部下で会議やミーティングをしている人も多いでしょう。しかし、リモートワークや別拠点などの理由から、なかなか全員が集合して会議を実施する時間を取れないという企業は少なくありません。
Web会議システムを活用すると、スマートフォンやパソコンから手軽にオンライン会議を行うことができます。音声だけでなくカメラで顔を映しながら会話できるため、電話やメールと比較して意思疎通がしやすいというメリットがあります。
また、資料共有や画面共有、ホワイトボード、チャットなどの機能が搭載されていWeb会議システムもあり、対面の会議・ミーティングと同じようなテンポで会話を進められます。
最近では、Web会議システムを活用して研修を行ったりセミナーを開催したりする企業も増えており、活用の幅が広がっています。
おすすめの社内コミュニケーションツール10選
ここからは、社内コミュニケーションを活性化できるツールを10製品紹介します。
RECOG
チームワークアプリ「RECOG」は、社内コミュニケーションを活発にするだけでなく、企業理念の浸透や称賛文化の醸成なども可能な社内コミュニケーションツールです。
大きな特徴が、社内のメンバーに対して感謝・称賛のメッセージを送れる「レター機能」。「今日は仕事を手伝ってくれてありがとう」「受注おめでとう」などの感謝・称賛を伝え合い、従業員同士の相互理解を深めます。
他にも、社内SNSとして活用できる「投稿機能」や、ビジネスチャットとしての機能も兼ね備える「トーク機能」など、社内コミュニケーションに活用できる機能が充実しています。
Slack
「Slack」は、チャット機能だけでなく、音声・ビデオ通話機能、ファイル共有、テンプレートなどの便利な機能を搭載しているビジネスチャットツールです。チャットはダイレクトメールのほか、チャンネルごとの管理もできるため、部署やプロジェクトチームなどで分けて情報を管理できます。Googleアプリとの連携や、ワークフローの設計などもでき、使いこなせると業務が効率化することでしょう。
Chatwork
ビジネスチャットツールの「Chatwork」は、手軽にメッセージを送り合い情報共有を促進できるツール。チャットは個別だけでなくチームやプロジェクトのグループも作成でき、テキストチャットのみならず音声通話やファイル共有、タスク管理などの機能があります。シンプルなインターフェースのため使いやすく、特別なレクチャーがなくてもすぐに利用を開始できます。
LINE WORKS
コミュニケーションツールのLINEをビジネス版として活用できるのが「LINE WORKS」です。LINEと同じようなインターフェースで、掲示板やスケジュール管理などビジネスにや役立つ機能が備わっています。日常的にLINEを利用している人にとって、利用するうえでの心理的ハードルが非常に低くなるのがメリットです。
Microsoft Teams
Microsoftの「Teams」は、ExcelやOutlookなどMicrosoft製品との連携に強く、日常的にMicrosoft製品を使っている企業にとってメリットのある社内コミュニケーションツールです。大規模なグループ通話もできるため、全社合同のオンラインイベントや、別拠点同士の会議などもスムーズに行えます。
Trello
「Trello」は直感的なインターフェースで使いやすいタスク管理ツールです。各タスクをカード形式で管理し、ドラッグ＆ドロップでフェーズごとに移動できるため、タスクの進捗状況を把握しやすくなります。各タスクには担当者や期日を設定でき、タスクのカード内でコメントもできるためコミュニケーションを取りながらタスクを進められるでしょう。
NotePM
「NotePM」は、タスク管理ツールや社内SNS、ナレッジ共有ツールなどとして活用できるコミュニケーションツール。高機能エディタとテンプレートにより効率的にマニュアルを作成でき、属人化しがちな社内のナレッジを一元管理します。WordやExcel、PDF、動画・画像などのファイルを添付し、社内のナレッジを集約して全従業員の業務を効率化・標準化します。
Talknote
「Talknote」は、共有したい内容を記録できるノート機能や、組織内のタスク管理機能などを搭載した情報共有ツールです。情報を整理して可視化することで、社内コミュニケーションが促進されて円滑な連携が実現します。また、組織内のコミュニケーションの活性度をスコア化する機能もあり、組織のコンディションを数値で可視化できます。
Unipos
「Unipos」はメンバーの称賛できる行動に対してポイント（ピアボーナス）を送れる社内コミュニケーションツール。称賛をする人・される人だけでなく、その投稿を見た他のメンバーも刺激を受けることができ、組織の活性化につながります。行動指針やValueのハッシュタグをつけることで、組織内の理念浸透も促せます。
TUNAG
「TUNAG」は、サンクスメッセージ機能や社長メッセージ機能、日報機能、表彰機能などさまざまな機能を搭載し、社内のコミュニケーション課題を解決できるツールです。IDを発行することで利用できるため、社内メールアドレスのない従業員でも利用可能。また、スマートフォンアプリも提供されており、外出や移動などのスキマ時間でも情報を確認できます。
まとめ
本記事では、ビジネスチャットの定義から、その導入のメリット、選択時のポイントまで詳細に解説しました。
ビジネスチャット、社内SNS、グループウェアといったツールは、現代の組織においてコミュニケーションの質と業務効率を高める鍵となります。
弊社ではコミュニケーションツール『RECOG』の提供から運用まで、一貫してサポートさせていただいております。
無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
無料トライアルもございますので、ぜひお気軽にお問い合わせください。
