導入事例
2024.07.30
2024.07.30
アナログからデジタルへ。シームレスな移行と高い利用率を実現する秘訣
地域に根差した歯科医院として幅広い診療科目に対応し、インプラントやマイクロスコープなどを用いた高度な医療を提供する医療法人社団山の丘よつば会CLOVER DENTAL。RECOGの前身のサービスである「ホメログ」の時代から6年以上ご利用いただき、レターの送信率は約80％以上、レターの受信率は約90％以上と高い水準を維持されています。 今回は、院長の山岡様とRECOG運用担当の石井様に、RECOGの運用方法や高い利用率を維持する秘訣を伺いました。
▼ 目次
会社名：医療法人社団山の丘よつば会CLOVER DENTAL
RECOGご利用人数：1～50名
業種：医療・福祉
会社HP： https://www.cloverdental.com/
感謝を伝えあう文化の醸成を目指し、アナログからデジタルに移行
ーホメログ導入背景を教えてください。
山岡様：当院では以前より、紙のサンクスカードを導入したり、従業員同士で「ありがとう」を伝えた回数を記録したりと、感謝を伝えあう文化を醸成するための活動をしていました。しかし、アナログのカードは書くのに手間がかかるため限られた診療時間のなかで行うのは難しく、1年ほど続けましたが自然と形骸化していってしまいました。
そんなときに知ったのが、RECOGの前身のサービスである「ホメログ」です。スマートフォンのアプリなら忙しい業務時間の合間を縫って手軽に使えるので、従業員にも利用してもらいやすいのではないかと思い、導入を決定しました。
ホメログは直感的に操作できたので、特にレクチャーの機会を設ける必要もなく、すぐに使ってもらえました。以前から感謝を伝えることの重要性は伝え続けていたので、アナログからデジタルにツールが変わったというだけで、比較的スムーズに移行できたと思います。
ポジティブな呼びかけで利用を促進
ーどのようにRECOGを運用されていますか。
山岡様：ホメログからRECOGに切り替わった後も基本的にルールは設けず、自由なタイミングで使ってもらっています。ただ、形骸化を防ぐためにも、利用を促すために呼びかけは定期的にしていますね。
石井様：呼びかけには、アプリの投稿フィードを使っています。たとえば「今日も診療お疲れ様でした。診療のなかで伝えられていない感謝をぜひレターを贈って、明日へのモチベーションを上げていきましょう！」というように、前向きな気持ちで利用できるような呼びかけを意識しています。
基本的には休診日明けの月曜日に呼びかけているのですが、週の中頃にも少し利用が下がってくることがあるので、水曜日・木曜日にも様子を見て実施していますね。
また、スタッフルームには仕事においてなぜ感謝が大切なのかわかる資料を掲示し、日々意識づけを行なっています。
※スタッフルームに掲示している資料
分析機能を活用し、感謝の輪をさらに広げる取り組みを実施
それから、それぞれが贈ったレター数を毎月RECOGの分析機能で集計してランキングを発表するとともに、1位の人を表彰する取り組みも行っています。私たちは「感謝を伝えてもらうこと」よりも「感謝を伝えること」に着目しているので、レターを贈った数が多い人を讃えるような仕組みにしています。
山岡様：1位の人には賞品としてお菓子をプレゼントしているのですが、実はそこにもちょっとした工夫があるんです。
石井様：1位の人にお菓子を渡すときに、「皆さんと分け合ってもらってもいいですか？」とお伺いするんです。他の従業員が1位の人の元へお菓子を受け取りに行く形になるのですが、そのときに直接言葉で感謝を伝えてもらうようにしています。すると「1番感謝を伝えた人に、たくさんの感謝が集まる」と、感謝の輪がさらに広がっていくような構図になるんです。
こうした取り組みは従業員のモチベーションアップにも繋がっていて、レターを贈る動機づけのひとつになっていると感じます。
また、逆にレターを贈る数が少なめの人には、RECOG運用担当者から積極的にレターを贈るようにしています。「レターをもらうと嬉しいんだ」ということが実感できると、自然と「自分も贈ってみようかな」という気になるものです。実際にランキングの順位が低かった人にレターを贈るようにしたところ、その後はRECOGを活発に使ってもらえるようになり、嬉しく感じました。
それから、感謝を伝えることが仕事においてどのように大切なのか、まとめた資料を従業員ルームに掲示しています。いつでも見える場所に掲示しておくことで、日々の意識付けに役立っています。
RECOGはレターを10通以上贈ると海外中の子どもたちに給食支援ができるので、「みんなで毎月これくらい給食支援をしましょう」という呼びかけも行っています。ルール化しているわけではないのですが、これも利用のモチベーションが高まる理由のひとつになっていますね。
感謝が増え、モチベーションやコミュニケーションが改善
ー導入後、どのような効果を感じますか。
石井様：それぞれ都合のよいタイミングでレターを贈れるので、アナログの施策を実施していたころよりも、感謝を伝える機会がさらに増えたと思います。周りから感謝を伝えられるとやはり嬉しいので、仕事に対するモチベーションも上がっていると感じます。
RECOGは自分に直接関係するレター以外も見ることができるので、レターを通じてほかの従業員の頑張りや関係性を知ることができます。
当院は歯科医師・歯科衛生士・保育士・受付など、多職種が協力しながら働いているので、業務上の役割が違ったり、物理的に場所が離れていたりもします。そのためお互いの仕事ぶりが見えづらいところもあったのですが、RECOGを導入してからはレターを通じてお互いのよいところや、その日のできごとを知れるようになりました。
また、RECOGのレターが対面での会話のきっかけにもなっていて、院内のコミュニケーションがさらに深まりました。
山岡様：RECOGはレターの一斉送信もできるので、一度に複数の人に感謝を伝えられるのも便利ですね。感謝を伝えられた側もレターに対してリアクションができるので、一方通行のコミュニケーションにならないところも利点だと思います。
定期的な「振り返り」で高い利用率をキープ
ー長期で高い利用率を保たれている秘訣を教えてください。
石井様：レターを贈った数のランキングを発表する際に、分析機能で確認した結果をもとに、毎月利用状況を皆さんと一緒に振り返るようにしています。たとえば「今月はレターの数はすごく多かったけど、拍手は少なかったですね」「拍手を増やすためにも、まずはアプリを開くのを習慣化しましょう」といったように、改善する部分があれば具体的なポイントをセットで伝えています。
ランキングの発表や給食支援数の目標設定、投稿フィードでの呼びかけや感謝の大切さを日々意識づけしていることなども利用率の維持に寄与しています。
相互理解を深め、相乗効果が生まれる組織へ
ー今後、目指したい組織の姿を教えてください。
石井様：これからもRECOGを活用しながら、異なる役割を持つ従業員同士のコミュニケーションを深めて、相乗効果が生まれる職場を目指していきたいと考えています。
山岡様：自分の仕事を頑張るのはもちろん大切なのですが、他の従業員と協力して、どのような相乗効果を生み出していくのか。そういった視点で考えると、業務上の指示・指導だけでなく、日々のコミュニケーションの重要性は非常に高いといえます。
すでに組織の姿としては理想的な状態に近いと思うのですが、さらによくするためにRECOGを中心とした取り組みを続けていきたいですね。
